5 способов выявить недобросовестного бухгалтера

Представим ситуацию, что организация или ИП наняли бухгалтера на частичную занятость: приятная внешность, отличное резюме, хорошие рекомендации, и берет недорого. Но вот беда, место работы меняла раз в полгода, ну с кем не бывает.

Бухгалтер через какое-то время перестает отвечать на звонки и письма, обрывает все контакты, а после этого приходит крупный штраф из налоговой. Фирма осталась без документов, без бухучета, заплатила штраф и наняла штатного бухгалтера на полный рабочий день или обратилась в компанию на восстановление учета и сопровождение деятельности.

Каким образом обезопасить себя от недобросовестных бухгалтеров?

Хорошо, если вы взяли на себя труд разобраться в вопросах бухгалтерии и налогов сами, когда начинали бизнес, — тогда вам будет легче. Если вы этого не сделали, то лучше потратить немного времени с тем же бухгалтером на налоговый и бухгалтерский ликбез. Кстати, специалист, который сможет вам разъяснить по-простому, по-человечески основы отношений вашего бизнеса с государством, — это уже хороший бухгалтер.

Итак, несколько несложных советов, которые помогут вам иметь дружественно-доверительные отношения с вашим специалистом.

1. Будьте внимательны с бухгалтерами на дому

На старте бизнеса часто оказывается, что вам выгоднее работать с бухгалтером, который приезжает к вам раз-два в неделю или в месяц, забирает документы, увозит их и привозит вам отчетность. Или сам сдает отчетность по доверенности в налоговую и Фонды.

Обязательно заключите с таким бухгалтером договор. Возьмите с него все возможные контакты, даже близких родственников, а в случае чего не стесняйтесь позвонить им. Вдруг внезапно пропавший бухгалтер угодил в больницу?

Если договора нет, то будет полезно брать расписки в получении документов. И право подписи платежных и налоговых документов оставляйте за собой.

2. Смотрите банковскую выписку

Если есть возможность и необходимость, то попросите бухгалтера каждый день расшифровывать вам каждую запись по выписке. Кратенько, чтобы было понятно. Если увидите что-то странное, попросите подтверждающие документы. Особенный интерес могут представить суммы, снимаемые на выплату зарплаты, командировочные или хозяйственные нужды.

Хорошо бы для себя завести табличку в Excel: остаток на начало дня — приход за день — расход за день — остаток на конец дня. Остаток на конец дня должен завтра совпасть с остатком в выписке на начало дня.

3. Не выпускайте из виду наличку

Часто бухгалтеры опускают оформление кассовых документов — приходных и расходных кассовых ордеров. А ведь за несоблюдение кассовой дисциплины налоговая может оштрафовать фирму на 40 000 рублей, ИП  — заплатить штраф в 5 000 рублей.

Поэтому раз в месяц было бы неплохо попросить у бухгалтера показать вам кассовую книгу, журнал приходно-расходных кассовых документов и все расходники (причем за расходами нужен особый контроль) за месяц. Копий чеков здесь недостаточно. Если бухгалтер не сможет этого сделать — тут что-то не так.

Обращайте внимание на даты в документах. Нужно, чтобы они соответствовали периоду, который вы проверяете. Дальше смотрите, кому выдавались деньги, с какой целью, как прописаны суммы — разборчиво или нет. Сверьте остатки на начало и конец дня, приходы и расходы за день по журналу приходно-расходных кассовых документов и кассовой книге. Они должны совпадать.

4. Периодически проверяйте остатки на складе

Возможно, у вас пока еще не очень большой бизнес, поэтому проверить остатки можно только по головам и приходно-расходным складским документам — накладным или актам на поступление от поставщика или на отгрузку покупателю. Будет полезно запросить отчет о складских остатках, и, если нужно, ведомость движения товаров. Также нужно определиться с периодом проверки и с тем, что будете проверять, если ваш ассортимент состоит не из 1-5 товаров.

Выбирайте либо наиболее ходовые товары, либо дефицитные (на них есть спрос на рынке), либо просто ценное сырье и материалы. Проверьте, чтобы, например, единицы измерения и количество товара в приходных документах были адекватны тем, что в расходных. И совпадали с теми, что указаны в отчете об остатках и в ведомостях движений товаров.

Хотя бы раз в месяц такую операцию нужно проводить. Если конечно вы не сам себе кладовщик и продавец, а все товары лежат у вас за занавеской в соседней комнате.

5. Контроль движения денег и товаров

Контроль движения денег и товаров — это классические способы мониторинга деятельности бухгалтера (да и любого человека, которому вы доверяете заботу о вашем бизнесе).

Есть и более экзотические способы: контроль за компьютером бухгалтера с помощью специальных программ, установка тайных видеокамер и микрофонов в кабинете бухгалтера, слежка. Можно помечать тайком документы (важные договоры, акты, счета), которые вы подписываете, чтобы исключить вероятность подделки подписи.

Небольшие компании, которые не всегда ведут бухгалтерию «по белому», страдают от действий неопытных или недобросовестных бухгалтеров даже больше, чем бухгалтерии крупных предприятий. Все потому, что обычно в таких фирмах многое строится на доверии, надежде на человеческую порядочность и здравый смысл.

Что делать, если бухгалтер исчез?

  • Если у вас увели документы и/или деньги, обратитесь с заявлением в полицию;
  • Возьмите в полиции справку, подтверждающую прием заявления и отдайте в налоговую. Тогда можно избежать штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетности;
  • Не торопитесь увольнять, пока неясно, сможете ли вы привлечь бухгалтера административно или уголовно;
  • Проведите сверки с налоговой и фондами;
  • С новым бухгалтером перепроверьте все периоды, за которые отвечал сбежавший бухгалтер.

Помните, что эти советы в большей степени пригодятся в начале вашего знакомства. Если бухгалтер окажется порядочным и компетентным специалистом, то у вас не возникнет желания загибать уголочки на документах или копаться в каждом платеже по выписке.

Logo Мар&Ко