Чтобы правильно оформить и принять сотрудника на работу, необходимо следовать несложному алгоритму действий:
1. Подходящий на вакансию кандидат должен предоставить работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Могут требоваться и дополнительные документы с учетом специфики работы. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
- необязательно, но рекомендовано предоставлять данные ИНН, СНИЛС, справки 2-НДФЛ за текущий и 2 предыдущих года.
2. Требовать заявления от работника с просьбой о принятии на работу не обязательно.
3. Обязательный медицинский осмотр — несовершеннолетние лица и лица, приступающие к работе в торговле, в сфере общественного питания, а также работники пищевой промышленности, должны пройти медицинское обследование предварительно (перед поступлением на работу) и повторять процедуру периодически (ежегодно — для работников, не достигших 21 года) в обязательном порядке.
4. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (например, с должностной инструкцией и др. актами).
5. Оформить и подписать с работником трудовой договор. Договор составляется в 2-х экземплярах. Один остается у работника. Второй, с подписью работника, возвращается работодателю. При составлении трудового договора следует руководствоваться положениями ст. 57 ТК РФ. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Следует помнить, что трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее 3 рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом.
6. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
7. Внести запись о трудоустройстве в трудовую книжку (и завести ее, если место работы у сотрудника первое) в течение 5 дней. В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель (исключение составляют работодатели, являющиеся физическими лицами, но не являющиеся индивидуальными предпринимателями) должен вести трудовые книжки отдельно по сотрудникам, которые проработали у него от пяти дней, в том случае, когда данная работа у работника является основным заработком. Если помимо основной работы, работник также трудится и на другой работе (по совместительству), то на основании документов подтверждающих этот факт, по желанию работника, сведения отражают в трудовой книжке по месту основного заработка. Все движения, связанные с трудовой книжкой необходимо отразить сведения в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к этим книгам, а также заполнить Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к этим книгам.
8. На каждого работника необходимо оформить личную карточку по форме Т-2. Затем под роспись в личной карточке, необходимо ознакомить каждого работника с отраженными в карточке записями.
9. ИНН, полис обязательного медицинского страхования оформляется сотрудником самостоятельно. СНИЛС можно получить при заключении трудового договора. Работодатель в течение 2 недель отправляет данные сотрудника и заполненную анкету в территориальный орган Пенсионного фонда России. Страховое свидетельство со СНИЛС оформляется в течение 3 недель, передается сначала работодателю, который выдает его сотруднику. Либо оформить его самостоятельно — предъявить паспорт и заполнить анкету в территориальный орган ПФР и через 3 недели получить его.
