Как правильно уведомить сотрудников об электронной трудовой книжке?

Пошаговая инструкция об уведомлении сотрудников об электронной трудовой книжке:

Подготовительный. Необходимо внести изменения в локальные нормативные акты и коллективный договор (при наличии) и дополнить их пунктами об электронном ведение трудовой деятельности сотрудников.

1 этап. Издайте приказ по основной деятельности о проведении мероприятий по уведомлению сотрудников, назначьте ответственность, определите сроки.

Образец Приказ

2 этап. Уведомите работников об их праве выбрать форму трудовой книжки — электронную или обычную на бумажном носителе до 30 июня 2020 года.

Образец Уведомление

3 этап. До 31 декабря 2020 года получить в письменном виде от каждого сотрудника заявления, в котором они должны выбрать вариант ведения своих трудовых книжек. Работник, который выберет электронную трудовую книжку, ее бумажный аналог получит на руки в день подачи заявления. Работодатель с этого момента уже не несет ответственность за хранение и ведение трудовой книжки данного работника.

Прежде, чем выдать книжку, в нее нужно внести запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Этот факт также должен быть отражен в очередном отчете СЗВ-ТД.

Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки.

актуально на 12.03.2020

Logo Мар&Ко